Kleinunternehmer-Check

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Pflichtangaben, Muster und typische Fehler

Stand: 7. Oktober 2026

Werbehinweis: Dieser Artikel enthält derzeit keine Werbe- oder Affiliate-Links. Kommen später welche dazu, sind sie direkt am Link als „Werbung“ gekennzeichnet.

Kurz gesagt: Als Kleinunternehmer brauchst du auf der Rechnung deinen Namen und deine Anschrift, deine Steuernummer, das Rechnungsdatum, eine Beschreibung der Leistung, den Gesamtbetrag und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Umsatzsteuer weist du nicht aus. E-Rechnungen musst du empfangen können, aber nicht selbst ausstellen.

Für wen gilt das?

Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG ist, wer im Vorjahr nicht mehr als 25.000 € Umsatz hatte und im laufenden Jahr nicht mehr als 100.000 € umsetzt. Diese Grenzen gelten seit 2025. Wer darüber liegt oder freiwillig auf die Regelung verzichtet hat, schreibt Rechnungen mit Umsatzsteuer nach den normalen Regeln.

Wenn du unsicher bist, ob du noch unter die Regelung fällst, frag dein Finanzamt oder eine Steuerberatung. Dieser Artikel erklärt die Regeln, ersetzt aber keine Beratung.

Die Pflichtangaben auf einer Kleinunternehmer-Rechnung

Seit 2025 regelt § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), was mindestens auf deiner Rechnung stehen muss:

  1. Dein vollständiger Name und deine vollständige Anschrift
  2. Deine Steuernummer vom Finanzamt oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  3. Das Ausstellungsdatum der Rechnung
  4. Was du geliefert oder geleistet hast: Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Dienstleistung
  5. Der Gesamtbetrag mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt
  6. Nur wenn dein Kunde die Rechnung für dich ausstellt: das Wort „Gutschrift“

Das ist weniger als bei einer normalen Rechnung nach § 14 UStG. Dort kommen unter anderem Steuersatz, Steuerbetrag und eine fortlaufende Rechnungsnummer dazu.

Diese Angaben solltest du trotzdem ergänzen

Sie stehen nicht in der Mindestliste, machen dir und deinen Kunden das Leben aber leichter:

So kann der Hinweis auf die Steuerbefreiung lauten

Das Gesetz schreibt keinen festen Wortlaut vor. Wichtig ist, dass klar wird: Für diese Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Eine übliche Formulierung:

Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG. Es wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Muster: So sieht eine Kleinunternehmer-Rechnung aus

Alle Daten in diesem Beispiel sind erfunden.

Max Muster · Musterstraße 1 · 12345 Musterstadt
Steuernummer: 12/345/67890

An:
Beispiel GmbH
Beispielweg 2
54321 Beispielstadt

Rechnungsnummer: 2026-001
Rechnungsdatum: 07.10.2026
Leistungszeitraum: September 2026

Pos.  Leistung                         Menge     Preis      Betrag
1     Gestaltung Flyer (A5, beidseitig)  6 Std.  45,00 €   270,00 €

Gesamtbetrag:                                              270,00 €

Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG.
Es wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Bitte überweise den Betrag bis zum 21.10.2026 auf:
IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00 · Max Muster

Kleine Beträge bis 250 €

Für Rechnungen bis 250 € brutto gelten die erleichterten Regeln für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV). Die gelten laut § 34a UStDV auch für Kleinunternehmer weiter. Nötig sind dann nur: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie der Betrag mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung.

E-Rechnung: Was gilt für Kleinunternehmer?

Seit dem 1. Januar 2025 gibt es in Deutschland die E-Rechnung für Geschäfte zwischen Unternehmen. Für Kleinunternehmer heißt das:

Größere Unternehmen müssen ab 2027 bzw. 2028 E-Rechnungen ausstellen. Wenn dein Kunde also nach einer E-Rechnung fragt: Du bist dazu als Kleinunternehmer nicht verpflichtet.

Die 5 häufigsten Fehler

  1. Umsatzsteuer ausweisen. Wer als Kleinunternehmer trotzdem „19 % MwSt.“ auf die Rechnung schreibt, schuldet diesen Betrag dem Finanzamt (§ 14c UStG). Das ist der teuerste Fehler.
  2. Den Hinweis auf die Steuerbefreiung vergessen. Ohne ihn fehlt eine Pflichtangabe.
  3. Steuernummer weglassen. Gerade am Anfang, wenn die Steuernummer noch nicht da ist, passiert das oft. Warte im Zweifel mit der Rechnung, bis du sie hast, oder frag beim Finanzamt nach.
  4. Rechnungsnummern doppelt vergeben. Nicht vorgeschrieben, aber bei der Buchhaltung und bei Rückfragen ein Ärgernis.
  5. Die Umsatzgrenze aus dem Blick verlieren. Wer im laufenden Jahr über 100.000 € kommt, fällt aus der Regelung. Behalte deinen Umsatz im Blick.

Word-Vorlage oder Rechnungsprogramm?

Für die ersten Rechnungen reicht eine Vorlage in Word, Pages oder Google Docs. Sobald du regelmäßig Rechnungen schreibst, hilft ein Rechnungsprogramm: Es vergibt Rechnungsnummern automatisch, setzt den Kleinunternehmer-Hinweis ein und legt alles für die Buchhaltung ab. Welche Programme für Kleinunternehmer infrage kommen, vergleichen wir in einem eigenen Artikel.

Quellen

Stand: 7. Oktober 2026. Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.