Kleinunternehmer-Check

E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt wann?

Stand: 8. Oktober 2026

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Kurz gesagt: Als Kleinunternehmer musst du keine E-Rechnungen ausstellen. Deine Rechnungen darfst du weiter auf Papier schicken oder, wenn dein Kunde einverstanden ist, als PDF per E-Mail. Empfangen musst du E-Rechnungen aber schon seit dem 1. Januar 2025. Dafür reicht ein normales E-Mail-Postfach.

Was ist eine E-Rechnung?

Im Alltag nennen viele jede Rechnung per E-Mail „E-Rechnung“. Das Gesetz sieht das seit 2025 enger. Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Strukturiert heißt: Die Rechnungsdaten liegen als Datensatz vor, den ein Programm direkt auslesen kann. Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Absender stehen in festen Feldern.

Alles andere heißt jetzt „sonstige Rechnung“. Das sind Rechnungen auf Papier und Rechnungen in einem anderen elektronischen Format. Das Bundesfinanzministerium (BMF) sagt dazu klar: Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, weil es kein strukturiertes Format hat.

E-Rechnung Sonstige Rechnung
Beispiele XRechnung, ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, bestimmte Profile) Papier, Word-Datei, einfaches PDF
Für Menschen lesbar? XRechnung nur mit Anzeige-Programm, ZUGFeRD hat zusätzlich ein PDF ja
Für Programme auslesbar? ja nein

Die zwei wichtigsten Formate kurz erklärt

Das Gesetz verlangt ein Format, das der europäischen Norm für elektronische Rechnungen entspricht (EN 16931). Laut BMF erfüllen das vor allem zwei Formate aus Deutschland:

Andere Formate nach der europäischen Norm sind ebenfalls erlaubt. Welches Format genau benutzt wird, klären Rechnungssteller und Kunde untereinander.

Empfangen: Das gilt seit dem 1. Januar 2025

Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen empfangen können. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer. So steht es im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025.

Die gute Nachricht: Du brauchst dafür keine spezielle Software. Laut BMF genügt ein E-Mail-Postfach. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig.

Wichtig ist der Satz danach: Wer E-Rechnungen nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch auf eine Rechnung in einem anderen Format. Dein Lieferant darf dir also eine XRechnung schicken, und damit ist seine Pflicht erfüllt.

Praktisch heißt das für dich:

  1. Postfach festlegen, an das Lieferanten Rechnungen schicken sollen.
  2. Viewer bereithalten, damit du XRechnungen lesen kannst, zum Beispiel den der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de.
  3. Original aufbewahren. Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren (§ 14b UStG). Bei einer E-Rechnung muss laut BMF mindestens der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck allein reicht also nicht. Speichere die XML- oder ZUGFeRD-Datei selbst.

Ausstellen: Keine Pflicht für Kleinunternehmer

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, ist von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Das regelt § 34a UStDV: Eine Kleinunternehmer-Rechnung kann immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Eine Übergangsfrist, die irgendwann ausläuft, gibt es dafür nicht.

Im Detail laut BMF:

Achtung: Diese Ausnahme gilt nur, solange du Kleinunternehmer bist. Wechselst du zur Regelbesteuerung, musst du laut BMF ab diesem Zeitpunkt grundsätzlich E-Rechnungen an Geschäftskunden ausstellen. Mehr zu den Grenzen und Pflichtangaben findest du in unserem Artikel Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.

Übergangsfristen für alle anderen: 2026, 2027, 2028

Für Unternehmen, die nicht Kleinunternehmer sind, gilt die Pflicht zur E-Rechnung an andere Unternehmen im Inland. § 27 Abs. 38 UStG gibt ihnen Zeit:

Für dich als Kleinunternehmer ändert sich dadurch beim Ausstellen nichts. Du merkst die Fristen aber beim Empfangen: Je näher 2027 und 2028 rücken, desto mehr deiner Lieferanten schicken dir E-Rechnungen.

Was tun, wenn ein Kunde eine E-Rechnung verlangt?

Manche Firmen stellen ihre Buchhaltung komplett auf E-Rechnungen um und bitten dann auch kleine Dienstleister darum. Du hast drei Möglichkeiten:

  1. Freundlich auf die Rechtslage hinweisen. Du bist als Kleinunternehmer nicht verpflichtet, eine E-Rechnung auszustellen (§ 34a UStDV). Eine Papierrechnung ist immer zulässig.
  2. Ein anderes Format vereinbaren. Viele Kunden sind mit einem PDF zufrieden, wenn sie wissen, dass es rechtlich erlaubt ist.
  3. Freiwillig eine E-Rechnung schicken. Das kann sinnvoll sein, wenn du einen wichtigen Kunden nicht verlieren willst. Dafür brauchst du ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann. Achte darauf, dass auch die E-Rechnung den Kleinunternehmer-Hinweis enthält und keine Umsatzsteuer ausweist.

Ob ein Kunde eine E-Rechnung über die gesetzliche Pflicht hinaus vertraglich verlangen kann, ist eine zivilrechtliche Frage. Das hängt von eurer Vereinbarung ab. Im Zweifel klärt das eine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein einfaches PDF ist laut BMF eine „sonstige Rechnung“. Als Kleinunternehmer darfst du sie trotzdem verschicken, wenn dein Kunde zustimmt.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnungs-Software?

Zum Empfangen nicht unbedingt. Ein E-Mail-Postfach und ein Viewer reichen. Zum Ausstellen brauchst du nur dann ein passendes Programm, wenn du freiwillig E-Rechnungen schicken willst.

Gilt die E-Rechnung auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Eine E-Rechnung an Privatpersonen geht laut BMF nur mit deren Zustimmung.

Was ist mit kleinen Beträgen bis 250 €?

Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV) dürfen auch bei regelbesteuerten Unternehmen immer als sonstige Rechnung verschickt werden.

Muss ich ab 2028 doch E-Rechnungen schreiben?

Nicht als Kleinunternehmer. Die Ausnahme in § 34a UStDV ist nicht befristet. Die Jahreszahlen 2027 und 2028 betreffen nur Unternehmen ohne Kleinunternehmerregelung.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre, so wie andere Rechnungen auch (§ 14b UStG). Bewahre die Originaldatei auf, nicht nur einen Ausdruck.

Quellen

Stand: 8. Oktober 2026. Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.